Agent AI care transformă comenzile de pe WhatsApp, e-mail și poze în comenzi validate în gestiune
Un agent AI care preia comenzile clienților B2B, indiferent cum vin (mesaj, e-mail, Excel, poză după o listă scrisă de mână), verifică stocul și regulile de configurare și pregătește comanda în gestiune pentru confirmare.
Studiu de caz · Distribuție și producători cu rețea de parteneri · actualizat în octombrie 2026.
Pe scurt
Comanda primită pe WhatsApp, pe e-mail sau ca poză este transformată în poziții cu cod, cantitate și preț.
Agentul verifică stocul și propune înlocuitori pentru produsele lipsă.
Combinațiile incompatibile (dimensiuni, configurații) sunt semnalate înainte de lansarea în producție.
Comanda intră în gestiune doar după confirmarea unui om.
Problema nu este volumul comenzilor, ci retranscrierea lor
Clienții B2B comandă cum le e lor comod: o poză după o listă, un mesaj vocal, „aceeași comandă ca luna trecută”, un PDF în germană. Fiecare comandă trebuie citită, înțeleasă și introdusă manual în gestiune. Greșelile de transcriere se descoperă la livrare sau, mai rău, după producție.
Unde apar cele mai frecvente blocaje
comenzi pe 4–5 canale diferite, fără o listă comună;
denumiri informale („șamponul ăla verde”) în loc de coduri;
produse lipsă descoperite după confirmarea comenzii;
configurații incompatibile descoperite în producție;
comenzi în alte limbi, care așteaptă un coleg care le înțelege;
întrebări repetate despre stadiul comenzii.
Soluția: un singur flux de comenzi, conectat la gestiune
Toate canalele ajung într-un singur loc. Agentul citește comanda, o leagă de nomenclatorul de produse și de istoricul clientului și pregătește comanda în gestiune. Omul doar o verifică și o confirmă.
Cum funcționează fluxul complet
1. Primirea comenzii — Mesajul, e-mailul, fișierul sau poza intră într-o listă unică de comenzi.
2. Identificarea clientului — Agentul recunoaște clientul după număr, e-mail sau firmă și îi încarcă istoricul și condițiile comerciale.
3. Citirea comenzii — Textul, tabelele și pozele sunt transformate în poziții: produs, variantă, cantitate.
4. Potrivirea cu nomenclatorul — Denumirile informale sunt legate de coduri, pe baza istoricului clientului.
5. Verificarea stocului și a regulilor — Agentul verifică disponibilitatea, cantitățile minime și compatibilitățile de configurație.
6. Propuneri — Pentru lipsuri propune înlocuitori; pentru clienții recurenți propune produse complementare.
7. Confirmarea — Operatorul vede comanda pregătită, corectează dacă e nevoie și o lansează în gestiune.
8. Informarea clientului — Clientul primește confirmarea, data estimată de livrare și răspunsuri automate despre stadiul comenzii.
Un exemplu concret
Un salon trimite pe WhatsApp poza unei liste scrise de mână cu 14 produse cosmetice.
Exemplu de comandă transformată în date și acțiuni
Client: recunoscut după numărul de telefon, cu istoricul ultimelor 12 luni.
Poziții citite: 14 produse; 12 potrivite automat cu codurile din gestiune, 2 marcate pentru confirmare.
Stoc: 2 produse lipsă; agentul propune înlocuitori din aceeași gamă.
Propunere: balsamul din aceeași gamă cu șamponul comandat lunar, la preț de pachet.
Acțiune: comanda este pregătită în gestiune, în așteptarea confirmării.
Responsabil: operatorul de vânzări confirmă în sub un minut. La un producător cu rețea de parteneri, același flux oprește comanda unui panou cu dimensiune incompatibilă cu profilul ales și propune cea mai apropiată variantă validă, înainte de producție.
La un producător cu rețea de parteneri, același flux oprește comanda unui panou cu dimensiune incompatibilă cu profilul ales și propune cea mai apropiată variantă validă, înainte de producție.
Componentele tehnice ale sistemului
Agent conversațional — pe WhatsApp Business și e-mail.
Citire de documente și imagini — poze, PDF, Excel, scris de mână.
Traducere automată — pentru comenzile în alte limbi.
Potrivire cu nomenclatorul — , cu dicționar de denumiri pe client.
Motor de reguli — stoc, cantități minime, compatibilități de configurație.
Integrare cu gestiunea / ERP / CRM — pentru stocuri, prețuri și comenzi.
Ecran de confirmare — pentru operator.
Notificări către client — pentru confirmare, livrare și stadiu.
Ce câștigă compania printr-un astfel de sistem
Fără retranscriere manuală — Comenzile intră în gestiune fără să fie tastate de la zero.
Mai puține erori — Mai puține erori de livrare și de producție.
Stocul verificat la preluare — Lipsurile de stoc sunt văzute la preluare, nu la livrare.
Comenzi mai mari — Comenzi mai mari prin propuneri bazate pe istoricul clientului.
Clienți din alte țări — Clienții din alte țări sunt serviți fără a mări echipa.
Mai puține telefoane — Mai puține telefoane pentru „când pleacă comanda?”.
O singură listă de comenzi — O singură listă de comenzi, indiferent de canal.
Implementare etapizată, cu valoare din prima versiune
Faza 1 — Analiza comenzilor — Analizăm 50 de comenzi recente: canal, format, erori.
Faza 2 — Nomenclator și reguli — Pregătim dicționarul de denumiri și regulile de stoc și compatibilitate.
Faza 3 — Agent și integrare — Conectăm canalele și gestiunea; agentul pregătește comenzi în paralel cu operatorul.
Faza 4 — Propuneri și informare — Adăugăm înlocuitorii, recomandările și răspunsurile despre stadiu.
Faza 5 — Testare, instruire și lansare — Pornim cu cel mai frecvent tip de comandă, apoi extindem.
Pentru ce tip de organizație este potrivit
Sistemul se potrivește companiilor care:
distribuie mii de coduri către magazine, saloane, service-uri sau firme;
produc la comandă pentru o rețea de parteneri sau revânzători;
primesc comenzi în mai multe limbi;
au produse configurabile, cu reguli de compatibilitate;
introduc zilnic comenzi manual în gestiune.
Întrebări frecvente
Agentul trimite comanda direct în producție?
Nu. Comanda este pregătită în gestiune și lansată doar după confirmarea operatorului.
Ce face când nu recunoaște un produs?
Îl marchează pentru operator. După confirmare, învață denumirea pentru acel client.
Funcționează cu poze după liste scrise de mână?
Da. Pozițiile ilizibile sunt semnalate, nu ghicite.
Merge cu programul nostru de gestiune?
Da, prin integrare cu gestiunea sau ERP-ul existent. Nu este nevoie de un program nou.
Poate prelua comenzi în alte limbi?
Da. Comanda este tradusă și introdusă în sistem, iar confirmarea pleacă în limba clientului.
De unde începem?
Cu analiza a 50 de comenzi recente și un pilot pe tipul de comandă cel mai frecvent.
De la mesaj la comandă în gestiune, fără retranscriere
Un chatbot răspunde la întrebări. Un agent AI conectat la gestiune face munca: citește comanda, o verifică și o pregătește. Echipa trece de la tastat comenzi la confirmat comenzi.
Trimite-ne 5 comenzi reale, așa cum le primești, și îți arătăm cum arată pregătite de agent. Scrie-ne la office@one-it.ro. Scrie-ne la office@one-it.ro.